考えを整理する

【考える技術・書く技術】第二部 後半の要約

第二部後半

 

グループの中身を要約する

ここで「ピラミッド原則の3つの鉄則」をおさらいしておこう。

 

「ピラミッド原則の3つの法則」

1、ピラミッドのどの階でも、メッセージは
その下の階のメッセージ群を要約するものだ

2、各グループ内のメッセージは、
いつも同じ種類のものだ

3、各グループ内のメッセージは、
いつも論理的に正しい順番に並んでいる

 

第二部後半では、3つの鉄則の1つ目を掘り下げていくよ。

「要約」についてだから、おもに帰納法について詳しくみていくんだ。

帰納法と演繹法はセットだと思ってたけど・・・。

 

演繹的理由づけ

 

演繹法は、3段論法の「結論」がそのまま上の階の「要約」になるからわかりやすいんだよ。

それに比べて帰納法は、正しく要約されているかどうかチェックする項目が多いから、ここで深く掘り下げているんだろうね。

だから、第二部前半で学んだ「4つの順番」のうち、演繹法を除いた残り3つ、

つまり「時間」と「構造」と「度合い」の順番が深く関係してくるよ。

「時間の順番」は、
行動の原因と結果を区別して、
グループ分けして順番をつける。

「構造の順番」は、
全体と部分に分けて順番をつける。

「度合いの順番」は、
似ているものをグループ分けして、
重要度で順番をつける・・・。

そう、簡単に言うとそんな感じだね。

その3つの順番の考え方を使ってグループ分けをするんだけど、

ここからはその「グループ分けのやり方」を再確認したり、
「要約が正しいかのチェックの仕方」を詳しくみていくよ。

 

帰納法を深く掘り下げる

帰納法的なグループの要約をすると、最終的に2種類の伝え方になるよ。

「行動の結果」を伝える
「推測される結論」を伝える

この2つだね。

 

帰納的理由づけ

 

これって「時間の順番」と「度合いの順番」のやり方に似てない?
そうだね。

「時間の順番」「度合いの順番」の2つは、グループ分けして順番をつけるときに使う「考え方」なんだ。

そうやって出来たグループの中身を要約して、最終的に相手に伝えたい言葉に置き換えるのが第二部後半での目標だよ。

「構造の順番」はその2つとどう違うの?
「構造の順番」も、グループ分けして順番をつける・・・という考え方ではあるんだけど、
「構造」をはっきりさせて「部分部分」を伝えていくっていうやり方だから、
それだけだと、結局何が言いたいの?ってなってしまう。

最終的に相手に「こうすると、こうなるから、こうしてください」という行動を説明するか、
「今こういう状況だから、こういうふうに推測できます」という状況を説明するかしないといけない。

 

順番と要約の相関図

順番と要約の相関図

 

・・・なんかすごくややこしいから、簡単にまとめてくれると助かるわ
そうだね、ここまでを一旦まとめようか。

「ダイエットのピラミッド」を実際作ってみたけど、目を通してもらえたかな?

まだだったら、一度簡単に目を通してピラミッド作りの流れを再確認してみよう。

「ダイエット」のピラミッド
↑ 一度目を通そう

 

ピラミッドを作るときの流れは、

 

1.伝えたいことを箇条書きにする

2.箇条書きから本質を抜き出して
リストを作る

3.リストを見てグループ分けを考える

4.グループの中身を要約する

5.正しいピラミッドかチェックする

 

ざっくり言うとこんな感じだね。

流れはなんとなくわかったわ。
3つ目の「リストを見てグループ分けを考える」。

この段階で使うのが「順番の考え方」だよ。

「時間」「構造」「度合い」の順番だね。

この考え方を使って、「グループ分け」をして「順番」をつける。

そうね、リストを良く見て、モレなくダブりなくグループ分けして順番をつけるのよね。
その通り。

そして次の4つ目「グループの中身を要約する」。

この段階で、「グループの中身」を、
「こうしてください」という形か、
「こういう状況だからこのように推測できます」という形で伝えられるように要約するんだ。

 

演繹法を使って要約するかどうかの判断もこの3つ目、4つ目の段階ですることになります

 

どんな考え方でグループ分けしても、
最後は結局「こうしてください」か
「このように推測できます」という
「主張」になるわけね。

その「主張」をはっきりさせるために
「行動」か「状況」の要約を使うのね。

そうだよ。

そして5つ目「正しいピラミッドかチェックする」。

この段階で、ピラミッド原則の3つの法則が守られているかチェックするんだ。

実際にピラミッドを作る時は、この段階を行ったり来たりしながらチェックしたり直したりするんでしょうね。
箇条書きが多くて複雑になれば、
正しいピラミッドを作るのも大変になるんだ。

とりあえず、まとめはこれくらいにして、第二部後半の「帰納法の要約」について詳しくみていこう。

 

行動の要約と状況の要約

 

帰納的な要約には2種類あります。

 

A、いろんな行動をまとめることで、
行動の考えを要約する。

B、分類した各ポイントの関連性が、何を意味するかをまとめることで、状況の考えを要約する。

 

つまり、Aを文章にすると「何かせよ」という行動の記述になります。
Bは「こういう状況だからこう推測できます」という状況の記述になります。

 

A、行動の要約とは

まずはたくさんある箇条書きの項目をモレなく、ダブリなくグループ分けします。

相手に何か行動をしてもらう時は、いつも何かの目的を達成するためです。

ですから、行動の要約とは、行動したことで達成される結果を主張することになります。

 

「原因」が下の階で、「結果」が上の階になります。

 

行動の結果を「体重が減る」とする場合は、
原因は「食事制限をする」「生活習慣を見直す」「運動する」という感じになります。

「原因」と「結果」を、モレなく、ダブリなくグループ分けして上の階と下の階に分けます。

 

行動の要約 3つのテクニック

行動の要約をするときは、わかりやすく伝えるためのテクニックがあります。

 

a、具体的な言葉で要約する
b、行動の段階を階層化する
c、直接的に要約する

 

a、実際に自分が行動する姿をイメージして、その行動をしたらどうなるかを想像して、その「プロセス」を具体的な言葉に直す。

b、先にする行動と後にする行動をはっきり分けて、後にする行動を上の階に置きます。
複雑な行動になると、たくさんの階に分かれます。

c、行動をして、その行動をしたことで「直接」得られる結果を、「結果物」をイメージできる言葉で表現します。

 

「行動の要約」は、「時間の順番」の時にもやったからわかりやすいわ。

要約の仕方についてさらに詳しく掘り下げたわけね。

「時間の順番」っていう言葉がわかりにくいよね。「行動の順番」って言ってくれたらわかりやすいのにね。

原因と結果をはっきり区別して階層を作る。それを文章にする時は、わかりやすい表現で書こうという事だね。

いよいよ第二部の最後、
「状況の要約」ね。
長くなったけど、もうすこしだから頑張ろう。

 

B、状況の要約とは

まずはたくさんある箇条書きの項目をモレなく、ダブリなくグループ分けします。

 

状況の要約をする時は2つのことに注意しましょう。

 

a、共通点を見つける
b、さらに深い関連性をさぐる

 

a、状況の考えは、常に主部、述部からなる文章で表現されます。

例 カルシウムの摂取量に注意が必要だ。

この場合は「カルシウム」が主部、
「摂取量に注意が必要」という状況が述部となります。

この2つのどちらかが共通していれば「共通点がある」と判断します。

つまり、たくさんの伝えたい項目の中で、「カルシウム」に関係する項目が多ければ「カルシウム」でグループ分けすることが出来ますし、
「摂取量に注意が必要」な項目が多ければ、それをグループ分け出来ます。

 

b、たくさんの伝えたいことが箇条書きされているとします。

その箇条書きのそれぞれの本質を抜き出して、
それを吟味して「頂上に書くべきポイント」を設定します。

見落としや言い忘れがないかどうかを、
本質を抜き出したリストとにらめっこしてよく推敲します。

 

本にはもうすこし詳しく書かれているけど大筋はこんな感じだよ。

本には「帰納的なジャンプをする」って項目もあるんだけど、
これはややこしくて考えがまとまらない時は、「図に書いて考えを整理して発想を飛ばす」という感じで理解しておけばいいんじゃないかな。

とりあえず「状況の要約」では、箇条書きの中から共通点をさがしてグループ分けするのよね。

「度合いの順番」の時もやっていたわね。

そうだね。

だいたいの場合は、
「時間の順番」をつかってグループ分けした時は「行動の要約」をすることになるし、

「度合いの順番」をつかってグループ分けした時は「状況の要約」をすることになるよ。

「構造の順番」でグループ分けした時は、「行動の要約」「状況の要約」のどちらかを行って「主張」を導くことになるね。

 

第二部後半のまとめ

 

結局、第二部後半では、

「時間の順番」
「構造の順番」
「度合いの順番」
「行動の要約」
「状況の要約」という

5つのことを学んだわけね。

その通りだよ。

この5つは、これをやってから次にこれをやる、っていう簡単な流れにはならないときもあるんだ。

結局はあれこれ考えながら、この5つの組み合わせを考えて「グループ分け」「順番づけ」「要約」をしていくことになると思うよ。

スムーズにいけば、

「時間」「構造」「度合い」のどれを使うか判断して、

グループ分けと順番付けをして、

「行動」か「状況」で要約する

という流れになるわけね。

説明を省略してた「演繹の順番」も加えないといけないけどね。

演繹法の方が結論を導きやすかったら演繹法を使うし、帰納法を使った方がいいと判断すれば、5つの組み合わせを使っていこう。

考えることが複雑な場合は、その流れを行ったり来たりしながら修正していくことになるってわけだよ。

 

第二部全体のまとめ

 

これで「ピラミッド原則の3つの法則」のお勉強が終わったよ。
お疲れ様でした。
まだ第三部、第四部があるのね・・・
ここから先は、本格的なビジネス文書を作成するような内容だから、そうじゃない人は読まなくてもいいと思うよ。

でもここまでやったんだから、物事を考える力や、伝える力を身に着けるために読むといいね。

とりあえずは、第二部までをしっかり理解できれば、伝えたいことを相手にわかりやすく伝えられるはずだ。

そうなのね・・・。
でも、まずは第一部と第二部をおさらいしておこうかな

 

第一部のおさらい
https://mikotoblog.com/minto-pyramid-principle-partone/

第二部 前半にもどる
https://mikotoblog.com/minto-pyramid-principle-secondpart-firsthalf/

ピラミッドの作り方をおさらいする
https://mikotoblog.com/pyramid-diet/

 

 

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